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OA系统在选型时应该注意的几大要素

OA系统选型不得不考虑的因素盘点


几年的信息化发展历程,使得OA依靠稳定的安全性、通讯的便捷性、人性化的监管性等优势在广大企业中迅速普及,办公自动化系统在众多企业中己成为内部的管理运作核心,为企业发展起着不可估量的作用。面对琳琅满目的协同产品,如何把好选型关,找到最适合自己企业的软件是值得CIO们思考的问题。企业OA的选型更应关注以下五大因素,这样方可保证OA系统在企业中良性健康运行。


易用性


由于大部分组织内部人员年龄跨度较大,每一代人对操控性的概念和需求。比如60后的领导对电脑操作不熟练,70后喜欢用键盘,而80、90后喜欢用触摸屏操作,众口难调,给软件的选择带来了新的难题。企业信息化需要让组织全体员工包括领导都真正参与进来,尤其是日常办公中必不可少的协同OA软件,易用性仍然是选型中的首要因素。市场上很多软件操作起来复杂异常,通常仅教会企业决策者一方熟悉掌握就需要花费很长一段时间,更不要说让企业全体上下熟练运用。很多企业就因为操作太复杂无法全员化使用而最终放弃。


移动性


据调查显示,在全球范围内有32%的员工在工作中依赖超过一个以上的移动设备。就协同OA软件而言,大部分应用在于协作和沟通,移动化可以极大提高工作效率。由此可见,移动协同OA的应用需求十分旺盛。因此,在企业的软件选型过程中,移动性也必将成为重要的考虑因素。这样企业员工可以不受时间和空间的限制,利用碎片时间进行任务处理,保证业务的随机处理性。


扩展性


与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成,是OA系统的大势所趋。这是因为OA系统已经逐渐成为企业信息化办公的中枢系统,由于OA系统面向管理者的特点,越来越多的企业开始把信息化的目光转移到协同管理领域,并将打破信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛,构建统一办公门户作为信息化建设的一项重要任务,这时候就需要平台之间的整合集成。或许,未来OA将发展成所有系统的桌面形式。


稳定性


软件产品的稳定性和成熟度,是衡量软件优劣的一个重要指标,也是反映OA软件厂商实力差距的一个例证。如果某软件厂商是成立不久的OA软件厂商,其OA软件便不可能具有较高的稳定性和成熟度。因为软件的稳定性和产品的成熟度,是在用户不断反馈应用体验之后,再通过企业自身不断改进,这是一个循序渐进的进程,属于长期的过程。反之,如果没有一定时间和行业背景的沉淀,就妄谈自身产品具有很高的稳定性和成熟度,那无疑是一种言不由衷的谎言。


流程管理


流程管理是OA系统最重要的核心。因为OA系统的核心作用就是解决多人员、多部门间的高效协同办公问题,而这个工作正是通过流程管理来完成的,流程管理贯穿整个OA系统,也正因为强大的流程管理,OA系统才能够真正实现解决信息孤岛,打破部门壁垒的作用。


OA系统中,流程管理以事务性流程居多,即非业务性流程。但部分研究院、事业型单位、中小企业等也在通过OA系统管理大量的业务流程。集成业务流程管理,也是OA系统发展的一个重要趋势。之所以出现这种情况,是因为这些企业缺乏适合自己的业务管理系统,而通过对OA系统中的流程管理进行改造,来实现业务管理是一个行之有效的办法,既实现了办公、业务一体化管理,又非常的便利,成本也很低。


技术发展日新月异,要求协同OA软件选型必须跟得上技术和需求的潮流,才能让先进的信息技术为我所用,提升管理效率。而不能与时俱进的产品,无论看起来功能多丰富,性价比多高,都可能造成与企业和行业发展的不配套,无法达到提升效率的目的。因此,OA软件的实用功能能否满足企业自身的需求。只有目标明确,反复对OA软件进行准确而详尽的分析,才能选好OA的型。选对了产品,用透了软件的功能,才能实现找对门做对事,才能够走好企业信息化的第一步。


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